Dnes bude spuštěn pilotní provoz webového portálu pro zajištění procesů elektronického podepisování smluv

Webový portál pro zajištění procesů elektronického podepisování smluv (dále jen Portál smluv) umožní transparentní digitální podepsání smluv, které se týkají zajišťování a financování dopravní obslužnosti ve Středočeském kraji. Výstupem Portálu smluv budou elektronicky podepsané dokumenty všemi zainteresovanými stranami. Portál smluv podchytí celkovou agendu v každé podpisové fázi oběhu dokumentu smlouvy a vznikne sjednocené úložiště smluv.

V současné době dodavatel předal pilotní verzi Portálu smluv a jako první byl nasazen proces „Smlouvy s obcemi“ a následně budou v projektu navazovat další procesní modely smluv s dopravci, smlouvy na systémové služby, smlouvy s kraji, smlouvy s železničními dopravci a smlouvy ostatní. Primární vlastností systému je propracovaný identity management pro tvorbu a správu více úrovní oprávnění rolí uživatelů pro užívání funkcionalit systému. Nyní proběhlo v modelu „Smlouvy s obcemi“ finální testování funkcionalit s uživateli, kteří se budou podílet na workflow podepisování smluv s nejvyšší formou kvalifikovaného elektronického podpisu s časovým razítkem dle nařízení eIDAS. Vstupem do Portálu smluv budou metadata smlouvy potřebná pro založení záznamu o smlouvě, a také základní soubor ve formátu docx, který bude obsahovat správně formalizovaný koncept smlouvy. Výstupem z Portálu smluv bude elektronicky podepsaný a elektronicky orazítkovaný dokument smlouvy uložený v archivním formátu PDF/A-2.

„Mezi vstupem a výstupem smlouva prochází procesními kroky, o průchodu mezi procesními kroky nerozhoduje Portál smluv sám, pouze na základě vyhodnocení logických podmínek pro posun o krok dále, ale pro zabránění nepředvídaných situací, byl systém navržen tak, aby uživateli v daném kroku nabídl pro posun vhodná návodná doporučení. Tato doporučení uživatele vedou k tomu, co by měl u smlouvy zkontrolovat před jejím předáním „na pracovní stůl“ jiného uživatele, a zároveň i jiné organizaci,“ uvedl náměstek pro techniku IDSK Michal Berounský. Pro urychlení zpracování dokumentu smlouvy v systému je důležitý interní notifikační modul, který generuje emailové notifikace na příslušné uživatelské role a reálné uživatele.

Cílem Portálu smluv je usnadnit přípravná, schvalovací a podpisová kola související s životním cyklem smlouvy. Portál smluv je zabezpečený webový systém a autentizovaní uživatelé mají možnost přístupu k dokumentu odkudkoliv. Přístup není vázaný na jedno místo, což přispívá k vyšší efektivitě práce. Přesto je díky systému evidována auditní stopa o zpracování dokumentu smlouvy. Případné technické uživatelské problémy a nejasnosti bude řešit zajištěná podpora helpdesku, která bude na straně Integrované dopravy Středočeského kraje, p. o.